アナログ管理を脱却。空港の会議室運営における「脱・属人化」と「省人化」を成功させ、事務作業をほぼゼロにした方法とは？

――まずは、空港における貸し会議室管理の規模について教えてください。

福田様：私たちの事業所では、空港内の貸し会議室および特別待合室の貸出業務を行っています。業務全体に占める割合としては1%程度（1日10分ほど）と決して大きくはありませんが、労働力不足が深刻化する中で、この「1%の管理コスト」をいかに削減するかが課題でした。

――貸し会議室運営はメイン業務ではないものの、欠かせない対応ですよね。

福田様：はい。以前はアナログな管理により多くの「付随作業」が発生していました。外部から電話で空室確認を受け、カレンダー形式の紙に手書きで記入する運用でしたが、事務所のどこにいても紙のある場所まで物理的に移動して確認しなければなりませんでした。また、将来の予約に備えてカレンダー用紙をあらかじめ準備する手間もありました。予約の電話だけでなく、空き確認のみの電話も多く、細かい業務が散発的に発生していました。

――細かな確認作業が積み重なっていたのですね。改善に向けて取り組まれたことはありますか？

福田様：紙管理から脱却するためにOutlookカレンダーの活用を検討しました。しかし、Outlookカレンダーには「予約を作成した本人しかキャンセルや編集ができない」という制約があり、私たちのチーム運用ではかえって手間が増える結果となりました。

――複数名で運営する組織にとって、編集権限の制約は大きな壁になりますね。

福田様：はい。当事業所は9名体制のシフト制で動いているため、予約を入れた担当者の不在時に変更依頼が来ても、現場ですぐに対応できないという「属人化」のリスクがありました。また、1週間単位の繰り返し予約などの設定も、空港の柔軟な運用ニーズには合致せず、限界を感じていました。

――そんな中で「スマート空間予約」を選ばれた決め手は何だったのでしょうか。

福田様：最大の要因は、コストパフォーマンスです。貸し会議室関連の収益規模を鑑みると、高額なシステム投資は困難でした。3社ほど比較検討しましたが、スマート空間予約は非常に導入しやすい価格帯でありながら、私たちが求める運用を十分に実現できる点が決め手になりました。

――コストと機能のバランスは重要ですね。他に評価されたポイントはありますか？

福田様：将来的な拡張性です。現在は鍵の手渡しが発生していますが、将来的にスマートロックと連携させることで、暗証番号による入退室の自動化、さらなる「省人化」を容易に実現できるイメージが持てたことも大きな魅力でした。

――導入後、現場の負担はどのように変化しましたか？

福田様：体感として、予約に関する事務作業は「実質ゼロ」に近い状態になりました。これまで1日10分程度費やしていた印刷・手書き・電話対応の時間が、今ではWEBで完結しています。

――10分の積み重ねが解消されたのは大きいですね。スタッフの皆様の反応はいかがですか？

福田様：非常に好評です。スタッフ9名全員が、事務所のどこにいてもPCから最新の予約状況を把握・編集できるようになり、確認のための移動コストが消滅しました。

――最後に、今後の展望をお聞かせください。

島野様：労働力不足が加速する中で、システムを活用して「管理コストを最小化し続けること」は、空港運営において不可欠な視点だと考えています。また他の空港への導入も検討したいと考えています。

――労働力不足をシステムを活用し改善していくという事ですね。今後とも貴社のさらなる発展に貢献できるよう、密に連携を取りながら
全力でご支援させていただきます。本日は貴重なお話をありがとうございました。