紙・電話に頼る運用からの解放。
都道府県センターが“予約業務のDX化”で実現したスマートな会議室運営

松橋さん/菊地さん： 元々この現建物は、47都道府県の出捐金により建設された背景があり、利用者は大きく47都道府県の自治体を中心とした内部利用者と、中央省庁や一般企業様を中心とした外部利用者に分けられます。都道府県およびその関連団体などによる内部利用者の利用が多い一方で、外部利用者による企業研修などでのご利用も毎年一定数ございます。永田町という利便性の高い立地でありながら、比較的リーズナブルな料金設定が利用者からご好評いただいています。

松橋さん/菊地さん： 元々会議室の予約機能を会館全体の基幹システムの一部として搭載していたため、複雑かつ運用面での効率化が中々進まないことが課題でした。従来のシステムは5年ごとの更新に多額の費用がかかり、財務的な負担となっていたこと、さらに、デジタル化の遅れが顕著で、予約プロセスにおける見積書や請求書の発行などは紙ベースのアナログでの運用に依存しており、職員の業務負担が非常に大きかったことも問題でした。

また、新型コロナウイルスの影響による会議室稼働率の低下も大きな転機となりました。利用者数の減少に加え、従来のマーケティング手法の限界が明らかになり、抜本的なシステム改革の必要性を強く感じたことから新たな予約システムの導入を検討しました。

松橋さん/菊地さん： システム選定において、最終的にスマート空間予約を選択した理由はずばり、”会議室特化の予約システムであるから”です。

特にデザイン性と使いやすさが際立っていた点が大きな魅力でした。従来の予約システムと異なり、直感的に操作できるインターフェースと、利用者が見やすく分かりやすいように整理された会議室情報は、利便性を向上させるものでした。

また、カスタマイズの柔軟性が高いことも魅力です。外部の請求システムとの連携や、当センター特有の料金体系にも柔軟に対応できることを実感しました。

他社のシステムと比較検討した結果、多くの競合予約システムは汎用的で、会議室運営に特化していないケースが多くカスタマイズにも制限があることが難点でした。その中でスマート空間予約は、会議室の詳細な紹介ページ作成、柔軟な料金設定、マーケティング機能の統合など総合的な要望を満たしており、導入に至りました。カスタマイズ開発の協議過程においては、限られた予算にもかかわらず専門性の高いアドバイスと親身になったサポートを提供いただきました。

松橋さん/菊地さん： スマート空間予約の導入により、多面的な効果を見込んでいます。

まず、最も顕著な成果として挙げられるのが業務効率の向上です。具体的には、利用者自身の操作による空室確認、予約、見積書の発行や予約変更が可能になったことに加え、外部の請求システムとも連携できるようになり、従来の手作業による予約管理や書類作成がなくなり、職員の業務負担が大幅に軽減されました。

コスト面では、システム更新に伴う費用の削減が見込まれ、組織の財務的な負担が軽減されました。また、マーケティングの面では、スマート空間予約の導入により運用ルールを見直すことができ、今後の利用促進に役立てられる点で効果的だと感じます。

従来は時間帯の区切りが午前・午後しかなかったのですが、最低2時間から、1時間単位で利用時間を予約できる運用へと変更されました。こうした料金体系の見直しにより、稼働率の改善にもつながると考えています。

松橋さん/菊地さん： 具体的な稼働収入や業務効率化の改善は来年度以降実感できるかと予想していますが、現時点での現場職員の評判はとても良いです。

今回のスマート空間予約導入を契機として、会議室の運用全体を抜本的に見直し、より効率的で利用者にとって使いやすいサービスの提供を目指したいと思います。また、今後業務効率化がさらに進めば、職員のリモートワークを推進するなど新たな働き方を考えるきっかけになるとも考えています。