【予約システムをフルカスタマイズ】
会議室予約システムを完全自社仕様に。戸田建設が挑んだ業務改革の全貌とは。

川野さん/武藤さん： 新本社ビル建設にあたり、テナント向けサービスを強化する方針がありました。その一環でオフィステナント共用の貸し会議室を整備することになったのですが、当初は“どう管理するか”については未定でした。

川野さん/武藤さん： そうです。特に、社員とビルテナントが共用する会議室という前提がある中で、“会計処理をどう分けるか”“予約をどう受け付けるか”といった点で課題が山積みでした。自社開発するにはリードタイムと工数が見合わず、早々に外部システムの検討を始めました。

社員利用は内部振替、テナントは外部請求。同じ会議室で、同じ時間帯に運用するというモデルは、従来の予約システムでは対応できないことが多く、候補がかなり限られました。

川野さん/武藤さん： 複数のサービスを比較検討した中で、汎用的な予約機能は多くのツールが備わっていたものの、「社員は内部振替・テナントは外部請求」といった柔軟な利用者区分に対応しているサービスは非常に限られていました。

その点、スマート空間予約は、自社アカウントとテナントアカウントを明確に切り分けて管理できる仕組みをカスタマイズできることが導入の決め手となりました。

川野さん/武藤さん： まさにそこです。弊社のように貸し会議室の利用ルールが特殊な場合でも、非常に柔軟にカスタマイズ対応していただけました。UIも直感的で、説明会などを実施しなくても社員が自然と使いこなせるくらい、操作性も優れていましたね。

川野さん/武藤さん： 一番効果を実感した点は、会計処理の自動化です。社員の予約分は部署単位で内部振替、テナント利用分は請求対象として処理される。これを全部システム上で一元管理できるようになり、月末の集計作業が劇的に楽になりました。内部振替だけをとっても、手動で行おうとすると、その作業に数十時間単位で手を取られる可能性がありましたが、スマート空間予約の導入により、ヒューマンエラーも発生することなく、安定して理想的な運用を行えています。

また、社員のIDが自動で発行され、在籍状況や部署異動の情報もリアルタイムで反映されるので、特定の社員を追加したり削除したりするといった細かい調整も不要で助かっています。初期の要件定義を詳細に詰めていただいたおかげで、運用開始後の不具合はなく、利用者からの問合せもほとんどありません。

川野さん/武藤さん： 大型テナントの入居が控えており、管理体制はさらに複雑化していくと想定しています。例えば、社員単位でなく“部署単位で予約管理したい”といった要望に対し、どういった運用サポートができるかが次の課題です。

川野さん/武藤さん： はい。テナント側の管理者がきちんとIDを管理できるよう、テナント内の運用ルールの整備に対するサポートも必要だと感じています。引き続き、アズームさんと連携しながら、随時フォローアップを行いより良いサービスを提供していきたいと考えています。